Las pequeñas y medianas empresas (pymes), se han convertido en parte vital de la economía mundial, ya que con su capacidad de diversificación logran acaparar espacios y mercados que en ocasiones las multinacionales no pueden. Muchas despuntan con grandes ideas de negocios y estructuras administrativas básicas que se quedan cortas por falta de una estrategia y una visión amplia de los negocios. Gran parte de las pymes visualizan el proceso de planificación como algo perteneciente solo a las grandes corporaciones con poder adquisitivo; cuando la realidad es que es un proceso necesario en todo tipo de empresa para lograr las metas deseadas.
En los últimos años los comerciantes de Puerto Rico han vivido catástrofes naturales que han traído consigo debacles económicas. Comenzando en el 2017 con el huracán María (categoría 5), que dejó a toda la isla sin servicio eléctrico por más de cinco meses. A finales del año 2019 se presentaron una serie de terremotos que afectaron las estructuras y que en muchos casos imposibilitaron la reanudación de las operaciones y; luego, durante el mes de marzo 2020 comenzó el cierre total para enfrentar la pandemia mundial del COVID-19.
Aunque muchas empresas han logrado aprovechar éstas situaciones para crecer, otras ignoran la importancia de la planificación estratégica; esto es algo que les limita el desarrollo y participación en su industria. Mantener un negocio no es tarea fácil, por lo que es importante aprender a reconocer los desafíos pasados para poder establecer procesos efectivos futuros.
Enfrentar la nueva realidad Las catástrofes naturales han demostrado su poder al paralizar al mundo en más de una ocasión por tiempo indefinido. Es necesario que las pymes aprendan a adaptar su modelo de negocio para que puedan enfrentar situaciones como: merma en las ventas, falta de medios de comunicación, fallas en el servicio al cliente y la productividad limitada.
Recursos disponibles en la empresa Los momentos de crisis son parte del crecimiento de un negocio y se intenta hacer lo mejor que se puede con los recursos que se tienen disponibles al momento. La atención desmedida en lo que no se tiene causa una desorganización y desviación de las metas primordiales. Ante eventos naturales las pymes tienden a enfrentar retos como: escasez de suplidores, falta de tecnología o equipo para seguir avanzando, desparecer por un tiempo prologando por no tener comunicación con los clientes.
Adaptación de los procesos operacionales Los retos vividos obligan a las pymes a poner en perspectiva la forma en que hacen negocios y sus estructuras operacionales actuales. Esto supone analizar la capacidad operacional de la empresa e identificar cuáles son sus posibilidades de seguir operando ante nuevos desafíos como lo son: el trabajo híbrido, ajustes en los procesos para ser más rápido, tener procesos digitalizados, entre otros.
Capacidad, disponibilidad y compromiso de los empleados En estos momentos las pymes de Puerto Rico, se enfrentan a unas realidades adicionales que deben tomar en cuenta para poder enfrentarlas con éxito: el salario mínimo no acorde con un país con un costo de vida alto, las ayudas federales por la pandemia del COVID-19 han provocado una baja en la empleomanía del país, las empresas emergentes no tienen el acceso al capital necesario para una operación continua, etc. Ante estos tres factores, debemos identificar nuevas oportunidades ante la adversidad empresarial, conocer las alternativas existentes, y atreverse a explorar nuevos caminos con proyectos que pudieran ser exitosos.
Situación económica actual del País Sin duda el reto mayor de las pymes en Puerto Rico ha sido la capacidad de generar ingresos después de los huracanes, terremotos y ahora la pandemia del Covid-19. A pesar de que existen ayudas gubernamentales, las mismas no han sido equitativas según las industrias y el tamaño de las empresas. Algunos de los retos han sido: acceso a préstamos de emergencia, incentivos de reembolso y el sacrificar el precio de venta para mantenerse vigente en el mercado.
Adaptación laboral La digitalización ya no es una opción. La crisis que llevamos enfrentando como sociedad obliga a repensar la importancia de nuevos modelos de trabajo híbrido, adaptados por sector de industria. Las pymes han enfrentado el reto de conocer y adaptarse a servicios en línea a través de páginas de internet, manejo de datos en nubes y teleconferencias para poder continuar su operación.
Ante retos como éstos es importante preguntarse: ¿En qué etapa del negocio debo implementar la planificación estratégica? ¿Es capaz una pyme de establecer procesos efectivos para alcanzar sus objetivos? ¿Cómo se crea un plan estratégico cuando tengo poco o ningún recurso?
Lo antes expuesto confirma que la planificación estratégica debe estar presente desde el día uno. Vivimos en tiempos de constante evolución y movimiento, por lo que debemos asumir y establecer procesos que nos mantengan a la vanguardia de nuestros competidores; y de las situaciones que no podemos controlar. Las pequeñas y medianas empresas deben considerar establecer un plan de acción basado en fases que logren estimular el crecimiento y la rentabilidad de su empresa. Una Pyme puede comenzar su plan estratégico en cualquier momento, siempre y cuando tenga en cuenta los factores que afectan positiva o negativamente su entorno.
El enfoque que establezcamos en el plan de trabajo debe ser con el propósito de saber qué acción tomar cuando llegue el momento adecuado. El mismo debe ir alineado a procesos previamente analizados para lograr un fin específico, manual de instrucciones con pasos claros y guías y objetivos sistematizados.
A continuación, te sugiero las partes principales para crear un plan estratégico e identificar la mejor forma de rentabilizar tus productos o servicios ante cualquier situación. Cabe destacar que la creación del Plan Estratégico es para tener un documento que sirva como guía. El mismo puede y debe ser ajustado según vayan cambiando las situaciones del momento:
Definición de misión y visión: estos elementos brindan sentido de dirección y sientan las bases para el desarrollo de las siguientes estrategias y el futuro previsto para la empresa.
Vislumbrar el futuro: pensar en lo que se desea hacer (y en lo que se ha hecho) nos permite crear un análisis de situación en donde evaluamos, definimos y/o descartamos las alternativas posibles para el futuro.
Un plan estratégico enfocado solo en los próximos dos años es mucho más viable y efectivo para una Pyme. Muchos cambios simultáneos en ocasiones no les permiten ver (o manejar) de forma estratégica el futuro.
Identificar cuáles son los objetivos: deben ser claros y segmentados por área de impacto de tu empresa. Entre estos, el marketing y las ventas, operaciones, finanzas, recursos humanos, etc. Los objetivos de cada departamento deben estar interconectados en la estrategia presentada en el Plan.
Aunque seas un trabajador autónomo, debes poder establecer procesos estándares para cuando se dé la oportunidad de crecimiento.
En el momento en que se experimentes un crecimiento, por más mínimo que sea, se debe reevaluar el plan estratégico y ajustarlo a la nueva realidad.
Ser consciente de la realidad: conocer las fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades de la empresa, brinda la visión necesaria para la creación de un futuro rentable.
Identificar los elementos de diferenciación de la empresa es clave para el éxito de la estrategia.
Dejar atrás el “no tengo competencia”.
Como Pymes hay que tomar con seriedad el mercado que nos rodea, así mismo tu competencia directa e indirecta para aprender a crecer su rentabilidad y presencia en el mercado.
En la estrategia de una Pyme, las alianzas estratégicas con otras empresas y organizaciones es algo que no debe faltar.
Sin importar la cantidad de recursos o etapa en la que se encuentre la empresa, hay que establecer un plan estratégico para estar listos ante la gestión de riesgos. En esta etapa es fundamental identificar la cooperación como punto de partida, más aún cuando la empresa se enfrente a una catástrofe natural:
Cada empresa debe poder estar preparada para enfrentar todos los escenarios posibles y crear una estrategia para cada uno. Basado en las experiencias anteriores podemos enfatizar que se deben incluir también los siguientes escenarios:
Escenarios por falta prologada de servicios esenciales, como la luz y el agua.
Evaluar desde la perspectiva de marketing y comunicaciones la mejor forma de llevar el mensaje sobre la empresa.
Integración digital en caso de cierres totales para poder seguir operando: costos de envíos, tiempos de producción, etc.
Localidad de operación alterna: vislumbrar un lugar para seguir operando.
Trabajo en equipo: compartir el plan estratégico con el capital humano de la empresa permitirá la toma de decisiones rápidas y asertivas afines con las necesidades de la empresa.
Capacitar al equipo de trabajo y hacerlos partícipes del plan, amplia las posibilidades de que sea llevado a cabo según se espera.
En caso de ser autónomo es importante identificar posibles recursos alternos de apoyo.
En ambos casos es importante tener en cuenta el impacto económico. Analizar cuánto pierdes vs. cuánto puedes ganar.
Los acontecimientos pasados sirven de lección para mejorar la estructura actual y saber cómo seguir reinventándose. Actualmente no existe un plan exacto que se ajuste a todas las empresas por igual, en algunas puede ser más sencillo que en otras por su tamaño y por la claridad de metas. La planificación estratégica debe brindar un enfoque simple, preciso y organizado de lo que queremos en nuestra empresa. Permitiéndonos medir el tiempo en acciones productivas y no en minutos de improvisación constante.
La autora es Edmée Montilla, presidenta de la agencia Edann Marketing & Communications Group y directora de la división de Mujer AsoPymes (Asociación de Pequeña y Mediana Empresa).